Razão social e nome fantasia: saiba a importância de definir ambos de maneira assertiva

Começar um empreendimento requer muitos passos para alcançar uma posição consolidada no mercado, mas, inicialmente, é necessário que o empreendedor comece pelas questões mais burocráticas de registro e legalização do negócio. Por isso, é importante que o empreendedor esteja atento a algumas questões, como a escolha da razão social e nome fantasia.

Muitos empresários começam seu negócio antes mesmo de saber da importância desse momento e acabam escolhendo nomenclaturas que não fazem sentido com o negócio ou que podem gerar problemas para a empresa no futuro. Pensando nisso, a equipe da redação Start conversou com especialistas no assunto, esclarecendo dúvidas para facilitar os primeiros passos do empreendedor, para que não caia em armadilhas contábeis e jurídicas. 

Guilherme Kurmennauer, diretor de sucesso do cliente na Ello Gestão Contábil, explica que inicialmente a razão social é um termo fundamental no contexto empresarial e se refere ao nome oficial de uma empresa. Ela afirma que a razão social se caracteriza como a identidade legal e administrativa da empresa, como ela é usada em documentos legais, contratos, registros comerciais. A razão social é uma das formas de identificar e diferenciar uma empresa de outras no mercado. 

Segundo Guilherme, a razão social geralmente é composta pelo nome da empresa seguido de uma especificação que indica sua natureza jurídica, como "Ltda." (Limitada) ou "S.A." (Sociedade Anônima), dependendo do tipo de sociedade adotada pela empresa. Além disso, a razão social deve ser única e registrada junto aos órgãos competentes, como a Junta Comercial, para garantir a exclusividade do nome e sua legalidade. 

Ele ressalta que a escolha da razão social é uma decisão importante para qualquer empresa, pois ela pode influenciar a percepção dos clientes, parceiros comerciais e investidores. Ela deve refletir a identidade, valores e objetivos da empresa, além de ser apropriada ao seu ramo de atividade. Portanto, ele esclarece que a razão social desempenha um papel fundamental na construção da marca e na consolidação da presença no mercado. 

Já o nome fantasia ou nome comercial se refere ao nome pelo qual uma empresa, negócio ou empreendimento é conhecido publicamente. Ele difere do nome jurídico ou razão social da empresa, que é seu nome oficial registrado nos órgãos governamentais e que deve estar presente em documentos legais, contratos e registros fiscais. Ele aponta que o nome fantasia desempenha um papel fundamental na identificação e diferenciação de uma empresa no mercado e é escolhido para atrair a atenção dos clientes, criar uma identidade de marca e transmitir uma mensagem específica sobre os produtos ou serviços oferecidos. 

Muitas vezes, o nome fantasia é criativo e memorável, ajudando a empresa a se destacar em um mercado competitivo. Ele afirma ainda que é importante respeitar as regulamentações e leis relacionadas à escolha do nome fantasia, evitando confusões com outras empresas e garantindo que não haja violação de direitos autorais ou marcas registradas. Ele esclarece que ambos são dois conceitos essenciais na identificação de empresas, mas têm funções distintas no mundo dos negócios.

“Escolher um nome fantasia e razão social de forma assertiva é uma decisão estratégica que pode  influenciar diretamente no sucesso e na identidade da empresa. Ambos, quando bem escolhidos, podem facilitar a expansão do negócio, a internacionalização da marca e a proteção de propriedade intelectual. Eles desempenham papéis distintos e são utilizados em diferentes contextos dentro do mundo empresarial. Em resumo, são importantes para o funcionamento e sucesso de uma empresa, cada um cumprindo uma função específica na sua identificação e comunicação com o público e as autoridades”, ressalta.

Com relação ao MEI, Vanessa Telles, contadora e gerente societária na Contplan Contabilidade, explica que o Microempreendedor Individual não tem opção de escolha da sua razão social, visto que o sistema preenche esse campo automaticamente quando você pede o registro do seu CNPJ. Entretanto, ela afirma que é possível a escolha do nome fantasia, sem restrições, desde que o mesmo não seja contrário à legislação e aos bons costumes. 

“A escolha assertiva da razão social e nome fantasia, entendo que é crucial no momento da idealização do negócio, pois eles são essenciais para identificar e diferenciar a empresa, transmitindo confiança aos clientes. Além disso, uma escolha assertiva contribui para a construção de uma imagem sólida e impactante no mercado, bem como a proteção da marca. Ao registrar a razão social e o nome fantasia, a empresa garante o direito exclusivo de utilizá-los, evitando assim que outras empresas usem nomes semelhantes e causem confusão no mercado”, esclarece.

Para facilitar esse momento de escolha, ela indica que o empreendedor busque por nomes fáceis de memorização e entendimento, que não cause dúvidas quanto ao seu objeto. Abaixo estão algumas dicas para a escolha da denominação adequada. 

- Utilize o tipo da empresa como complemento (obrigatório LTDA, S.A, Sociedade Simples, etc); 

- Opte por um nome relacionado às atividades empresariais (comércio de artigos do vestuário, etc);

- Não use nomes semelhantes a outras empresas (para não dar colidência de nome na junta); 

- Pense em um nome fácil de ser lembrado; 

- Tenha cuidado com termos ambíguos que transmitam ideias negativas.

Caso o empreendedor queira alterar ambos, Guilherme aponta que é fundamental que passe por um procedimento importante, envolvendo algumas etapas, sendo elas: 

Consulta aos órgãos competentes: Primeiramente, é fundamental verificar as regulamentações locais e os órgãos responsáveis, como a Junta Comercial ou órgãos de registro de empresas. Eles geralmente têm diretrizes específicas para a alteração da razão social e do nome fantasia. 

Revisão dos contratos e documentos legais: É importante revisar todos os contratos, acordos e documentos legais nos quais o nome da empresa esteja presente. Esses documentos podem incluir contratos com clientes, fornecedores, bancos e parceiros de negócios. 

Pedido de alteração: Geralmente, é necessário preencher um formulário de pedido de alteração e apresentá-lo ao órgão competente. É importante pagar as taxas aplicáveis e fornecer a documentação exigida. 

Comunicação com partes interessadas: Após a aprovação da alteração, é crucial comunicar a mudança aos clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios. Isso pode envolver a emissão de novos cartões de visita, atualização do site e da papelaria da empresa, entre outras medidas. 

Atualização de registros: Certifique-se de que todos os registros, como licenças e registros fiscais, sejam atualizados com o novo nome da empresa.